अफिस Automation भनेको के हो? र यो कसरी गरिन्छ?
अफिस स्वचालन भनेको आधुनिक प्रविधिको सहायताले कार्यालयका कामहरू स्वचालित गर्नु हो। आजको युगमा प्रविधिको तीव्र विकास भइरहेको छ भने कार्यालय व्यवस्थापनमा पनि नयाँ प्रविधिको प्रयोग बढिरहेको छ । कार्यालय स्वचालन अन्तर्गत कम्प्युटर, इन्टरनेट, सफ्टवेयर आदिको सहयोगमा कार्यालयको कामलाई सहज र छिटो बनाइन्छ। जस्तै – डाटा भण्डारण, डाटा ट्रान्सफर, वर्ड प्रोसेसिङ, इमेल, फोटोकपी आदि। कार्यालय स्वचालनले कार्य प्रक्रियालाई गति दिन्छ र मानव त्रुटिहरू कम गर्दछ।
के तपाईंलाई थाहा छ?
- कार्यालय स्वचालन भनेको के हो?
अफिस स्वचालन भनेको आधुनिक प्रविधिको सहायताले कार्यालयका कामहरू स्वचालित गर्नु हो। यसमा कम्प्युटर, इन्टरनेट, सफ्टवेयर आदिको प्रयोग गरेर दैनिक कार्यालयका कामलाई सहज र छिटो बनाइन्छ । कार्यालय स्वचालन संग, डाटा भण्डारण, डाटा स्थानान्तरण, शब्द प्रशोधन, इमेल, फोटोकपी जस्ता कार्यहरू सजिलै गर्न सकिन्छ।
- अफिस स्वचालनका फाइदाहरू
- समय बचत
- मानवीय त्रुटिको सम्भावना कम हुन्छ
- कार्य दक्षता वृद्धि
- दक्षता सुधार
- डाटा सुरक्षा सुधार गर्नुहोस्
- थोरै कर्मचारीहरूसँग धेरै काम
- कार्य प्रक्रिया को मानकीकरण
- कार्यालय स्वचालन को उपयोग
- डाटा भण्डारण र पुन: प्राप्ति
- डाटा ट्रान्सफर र एक्सचेन्ज
- डाटा व्यवस्थापन
- इलेक्ट्रोनिक प्रकाशन
- छवि प्रशोधन
- कार्यालय व्यवस्थापन
- कार्यालय स्वचालनका लागि आवश्यक उपकरणहरू
- कम्प्युटर
- प्रिन्टर
- स्क्यानर
- फोटोकपी मेसिन
- फ्याक्स मेसिन
- इन्टरनेट जडान
- सफ्टवेयर र एप्स
- कार्यालय स्वचालन को प्रकार
- इलेक्ट्रोनिक प्रकाशन प्रणाली
- कार्य प्रवाह व्यवस्थापन प्रणाली
- डाटा क्याप्चर प्रणाली
- कागजात व्यवस्थापन प्रणाली
6. कार्यालय स्वचालन लागू गर्ने प्रक्रिया
- आवश्यकताहरू मूल्याङ्कन गर्नुहोस्
- उपयुक्त सफ्टवेयर/उपकरणहरू छान्नुहोस्
- कर्मचारीहरूलाई तालिम दिने
- नयाँ प्रणाली परीक्षण
- डाटा माइग्रेसन
- प्रणाली लागू गर्ने
- नियमित अनुगमन र अपग्रेड
- कार्यालय स्वचालन को भविष्य संभावनाहरु
- आर्टिफिसियल इन्टेलिजेन्स र मेसिन लर्निङको प्रयोग
- भर्चुअल वास्तविकता र संवर्धित वास्तविकता
- blockchain प्रविधि
- 5G नेटवर्क क्षमताहरूको फाइदाहरू
- भर्चुअल सहयोगको नयाँ तरिकाहरू
निष्कर्ष:
कार्यालय स्वचालन आजको डिजिटल युगमा एक आवश्यकता भएको छ। यसले कार्यालयको कामकाजमा मात्र सुधार गर्दैन तर कर्मचारीहरूको उत्पादकत्वमा पनि सुधार गर्दछ। संस्थाहरूले आफ्नो आवश्यकता अनुसार कार्यालय स्वचालन लागू गरेर लाभ उठाउनुपर्दछ।
FAQs
प्रश्न १: कार्यालय स्वचालन भनेको के हो?
उत्तर: अफिस स्वचालन भनेको आधुनिक प्रविधिको सहायताले कार्यालयका कामहरू स्वचालित गर्नु हो। यसमा कम्प्युटर, इन्टरनेट, सफ्टवेयर आदिको प्रयोग गरेर दैनिक कार्यालयका कामलाई सहज र छिटो बनाइन्छ । कार्यालय स्वचालन संग, डाटा भण्डारण, डाटा स्थानान्तरण, शब्द प्रशोधन, इमेल, फोटोकपी जस्ता कार्यहरू सजिलै गर्न सकिन्छ।
प्रश्न २: अफिस स्वचालनले कुन कार्यहरूमा मद्दत गर्छ?
उत्तर: कार्यालय स्वचालनले निम्न कार्यहरूमा मद्दत गर्दछ:
- डाटाको डिजिटल संग्रह र भण्डारण
- डाटा को सजिलो र छिटो स्थानान्तरण
- कागजातहरू सिर्जना र सम्पादन गर्दै
- इमेल, फ्याक्स आदि मार्फत प्रभावकारी संचार।
- कागजातहरूको फोटोकपी र स्क्यानिङ
- कार्यालय व्यवस्थापन र योजना
प्रश्न ३: अफिस स्वचालनका फाइदाहरू के हुन्?
उत्तर: कार्यालय स्वचालनका प्रमुख फाइदाहरू निम्नानुसार छन्:
- समय र श्रम बचत
- कार्य दक्षता वृद्धि
- मानवीय त्रुटिहरूको सम्भावनामा कमी
- डाटा सुरक्षा र अखण्डता सुधार
- कार्य प्रक्रिया को मानकीकरण
- दक्षता र उत्पादकता सुधार गर्नुहोस्
